Sie haben sich längst aus ihrer Nische befreit und in unserem privaten und beruflichen Alltag breit gemacht: Video-Calls, mal nur zu zweit, mal in der großen Gruppe. Mit CoreBiz Teams ist die Planung besonders einfach: Meeting-Raum festlegen und einen gemeinsamen Zeitpunkt finden. Wer seine Termine mit Microsoft Outlook plant, wird sich freuen, dass ein neues Add-in nun auch direkt alle Daten zum Video-Meeting erzeugt.
Das Outlook-Add-in wird in der Regel bereits bei der Installation so konfiguriert, dass es die Adresse des eigenen CoreBiz-Teams-Meeting-Servers kennt, meist lautet die Adresse „meeting.firma.de“. Es erzeugt daraus einen Einladungs-Link, der zum Meeting-Raum führt – per Default ist der Raumname zufällig gewählt. Wer lieber einen „sprechenden“ Namen einsetzt, kann diesen direkt im Ribbon-Feld des Add-ins eintippen. Der Link im Einladungstext passt sich automatisch an. Und wer seine Gäste zunächst lieber ohne Bild oder stumm empfängt, kann auch diese Einstellung bequem anhaken. Sinnvoll ist das vor allem bei größeren Events, um das Datenaufkommen zu senken und zu verhindern, dass alle Teilnehmer durcheinander reden.
Einfache Planung
Wenn sich nun die Teilnehmer ändern oder der Termin verschiebt: Kein Problem, das läuft so wie bei jedem anderen Outlook-Termin. CoreBiz Teams muss nicht informiert werden, wann das Meeting stattfindet und wer teilnimmt. Der Raum steht immer bereit und das Meeting kann beginnen, sobald sich ein interner Benutzer anmeldet. Viele Tipps dazu haben wir kürzlich in einem anderen Blog-Post gesammelt.
Die Standardtexte, die das Outlook-Add-in für die Einladung verwendet, lassen sich in den Einstellungen des Add-ins ändern. Die neuen Texte gelten dann für jede neu erzeugte CoreBiz-Teams-Einladung. Man kann auch den Raumnamen dauerhaft festlegen (kaum zu empfehlen) oder den Algorithmus ändern, der die zufälligen Raumnamen erzeugt. Auch andere Sprachen sind möglich – diese wirken sich dann auf die Texte im Add-in selbst aus, etwa die Button-Beschriftungen.
Praktische Gedächtnisstütze
Der wichtigste Vorteil des Add-ins ist aber sicher, dass es korrekte Einladungs-Links erzeugt und man als Anwender dazu nicht erst CoreBiz Teams öffnen muss. Damit gelingen Video-Konferenzen um so einfacher – und ohne zusätzlichen Planungsaufwand.