Es gibt sie seit Jahrzehnten, aber in den letzten Jahren sind Videokonferenzen zum Allerweltskommunikationsmittel gereift. Inzwischen kennt jeder die Vorteile, aber auch den Ärger, wenn der Zugang mal wieder nicht klappen will. Weniger bekannt: bei größeren Konferenzen schleichen sich auch mal Fremde unbemerkt rein und hören und gucken ungefragt mit. Also heißt es: Der Zugang soll so einfach wie möglich sein, aber auch so sicher wie nötig. Mit CoreBiz Teams kann man beide Anforderungen erfüllen. Man muss nur wissen, wie.
Hinter den Kulissen besteht CoreBiz Teams aus einer Kombination der sicheren Chat-Software Matrix/Element mit der Videokonferenz-Lösung Jitsi. Letztere kommt dabei für Gruppen-Konferenzen innerhalb von Matrix/Element, sowie als eigenständiger Dienst zum Einsatz. Gerade wenn man mit Externen konferieren will, bietet sich der eigene Jitsi-Server an. Der Zugang erfolgt typischerweise über https://meeting.firmenname.de. Als Browser empfehlen sich Chrome, Chromium oder Edge. Firefox funktioniert hier leider noch nicht so reibungslos.
Sichere Infrastruktur
Weil die Videokonferenz-Software auf der eigenen Infrastruktur oder der sicheren und komplett in Deutschland betriebenen Cloud der Linux AG läuft, sind viele Datenschutz- und Security-Probleme öffentlicher Videokonferenz-Lösungen hier kein Thema. Damit kein Fremder diese Infrastruktur für eigene Zwecke missbraucht, muss sich zunächst ein interner Anwender mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden („ich leite das Meeting“, gilt dann als Moderator). Erst dann können Externe beitreten. Per Default ist das so einfach und unkompliziert wie möglich gehalten: URL der Konferenz anklicken, eigenen Namen eintippen, fertig. So lange die Runde überschaubar bleibt, fallen ungebetene Gäste rasch auf und der Moderator kann deren Zugang kappen.
Für größere Konferenzen bieten sich zwei zusätzliche Schranken an: Einmal die so genannte Lobby. Jeder, der sich in die Konferenz einwählt, landet dann zunächst in einem Warteraum – ohne zu sehen oder zu hören, was die anderen Teilnehmer besprechen. Der Moderator erhält einen Hinweis und kann die Neuankömmlinge aus der Lobby in den Konferenzraum holen. Aktivieren kann der Moderator diesen Modus über „Weitere Einstellungen“ (das Drei-Punkte-Menü am unteren Rand des Jitsi-Fensters) → „Sicherheitsoptionen“ → „Lobby aktivieren“.
Zugangsschutz
Wem das nicht genügt, der aktiviert zusätzlich einen Passwortschutz: „Weitere Einstellungen“ → „Sicherheitsoptionen“ → „Passwort hinzufügen“. Alle Teilnehmer müssen dann dieses Kennwort eingeben. Sinnvollerweise versendet man das Passwort auf einem anderen Weg als die Konferenz-Adresse: sollte ein Angreifer die Einladungs-E-Mail abfangen, fehlt im das zugehörige Kennwort.
Die Konferenz-URL ist normalerweise ohne Passwort ausreichend, um Zugang zu erhalten. Dazu schlägt der Jitsi-Server zufällige Bezeichnungen vor, die aus vier wild kombinierten englischen Wörtern bestehen. Damit erreicht man eine erstaunliche Entropie (Maß für die Sicherheit). Trotzdem kann man die Adresse am Telefon diktieren und sich halbwegs merken. Wem das nicht gefällt, der tippt in das Feld neben „Meeting starten“ einfach eine eigene Bezeichnung ein. Damit lautet die URL dann https://meeting.firmenname.de/Bezeichnung – sehr schick, um Kunden einen dauerhaften Raum anzubieten. In der Regel ist diese Konferenzadresse aber auch viel einfacher zu erraten als die zufälligen Vorschläge des Servers. Falls sensible Gespräche anstehen, man aber einfach zu erratende Namen verwendet, sind die Lobby-Funktion und der Passwortschutz um so sinnvoller.
Beitrittskandidaten
Wer bereits im Meeting ist, kann einfach die URL vom Browser kopieren und per E-Mail versenden, um andere einzuladen. Etwas bequemer klappt das über „Weitere Einstellungen“ → „Sicherheitsoptionen“ → „Personen einladen“. Dort kann man die URL (Konferenzlink) kopieren oder direkt E-Mails erstellen und an sein Standard-E-Mail-Programm durchreichen. Für Outlook-User gibt es sogar ein Add-on, das aus dem Mail-Programm heraus Konferenzeinladungen erstellen und versenden kann.
In der Praxis auch oft sinnvoll: sollen neue Teilnehmer automatisch mit Bild und Ton erscheinen, oder nur wenn sie das extra einschalten? Wer nur wenige Personen erwartet, wird vermutlich alle sofort sehen und hören wollen. Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt es sich dagegen, alle beim Eintritt in die Konferenz stumm zu schalten, um weniger Lärm zu verursachen. Die Einstellungen dafür verstecken sich unter „Weitere Einstellungen“ → „Einstellungen“ → Tab „Moderation“ → „Alle Personen treten stummgeschaltet bei“.
Apropos Lärm: Wer anderen nicht ins Wort fallen möchte, kann innerhalb von Jitsi virtuell die Hand heben oder Nachrichten tippen („Chat starten“). Sogar einfache Umfragen lassen sich auf dem Weg erzeugen: im Chat das Tab „Umfragen“ auswählen → „Umfrage erstellen“ → eine Frage und mehrere mögliche Antworten eintragen → „Erstellen“ klicken. Die Teilnehmer können dann die für sie passenden Optionen anklicken: Das klappt in der Praxis meist sehr viel besser als sich verbal abzustimmen.
Praktisch und vielfältig
Einfacher als in CoreBiz Teams und Jitsi kann man eine Konferenz kaum starten und Teilnehmer einladen. Trotzdem gibt es alle sinnvollen Sicherheitsoptionen, wenn man sie braucht. Dazu kommen viele praktische Details – natürlich kann man seinen Hintergrund unscharf stellen, beliebige Fotos einblenden, den eigenen Bildschirm teilen oder Videos (etwa von YouTube) in den Konferenzraum streamen. Die Konferenz unterliegt keinen Zeitbeschränkung – sie darf jederzeit starten und enden. Wer die Oberfläche genauer erkundet, wird noch viele weitere praktische Funktionen entdecken.