Der Fachkräftemangel in Deutschland treibt wilde Blüten. Es ist erstaunlich, was manche Betriebe alles unternehmen und bieten, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. KMU sind in Bezug auf IT-Fachkräfte in einer besonders schwierigen Situation: Neben der allgemeinen Knappheit von Arbeitskräften werden KMU als eher unattraktiv für die persönliche IT-fachliche Weiterentwicklung wahrgenommen. Dabei besteht in vielen Unternehmen aufgrund einer eher restriktiven Investitionspolitik ein enormer Innovationsbedarf. Gleichzeitig steigen für die Unternehmen sowohl die IT-Komplexität als auch die Anforderungen, aber die Budgets bleiben begrenzt.
Keine Architektur ohne Architekt
Fast immer gibt es in diesen Unternehmen einen IT-Ansprechpartner, in der Regel ist er fachfremd. Seine Aufgabe ist das Sammeln, Koordinieren und Vergeben von Aufgaben und Projekten an externe Lieferanten. Wir sehen häufig eine bunte Mischung aus IT-Dienstleistern, Hardwarelieferanten, TK-Anlagen-Anbietern, Herstellern von Fachanwendungen und einem Provider für die Internet-Anbindung. Da kommt schnell ein gutes Dutzend externe Partner zusammen, die unkoordiniert an der IT des Unternehmens mitwirken.
Ein fachfremder IT-Verantwortlicher kann diesen organisatorischen Knoten kaum auflösen. Wie soll er Ziele und Wege zu einer besseren und bezahlbaren IT definieren? Die Folge sind inhomogene IT-Architekturen, die sich mit jedem vergebenen Auftrag eher verschlimmern als verbessern.
Managed Services – die Lösung für KMU
Auch wenn die Bezeichnung nicht komplett standardisiert ist: mit Managed Services werden IT-Dienstleistungen bezeichnet, mit denen ein Dienstleister die Verantwortung für den Betrieb der IT übernimmt. Viele verstehen das so, dass alles ins Rechenzentrum des Dienstleisters wandert. Das muss aus unserer Sicht nicht zwangsweise so sein.
Als Basis der Vereinbarung bestimmen sogenannte SLAs (Service Level Agreements), welche Leistungen innerhalb welchen Tageszeiten und mit welcher Reaktionszeit erbracht werden müssen. Erforderlich hierfür ist eine automatische Überwachung aller IT-Funktionen (Monitoring) durch den Anbieter, um Fehler bereits zu erkennen, bevor Probleme den operativen Betrieb stören.
Hirn und Muskel des IT-Verantwortlichen
Managed-Service-Dienstleister arbeiten eng mit einem vorhandenen Ansprechpartner zusammen: so gibt es regelmäßige Berichte über Fortschritte und Probleme der IT ebenso wie Vorschläge für die strukturierte Weiterentwicklung. Hierbei werden alle Systeme und Komponenten berücksichtigt und fachlich koordiniert, auch die von anderen involvierten Dienstleistern (ERP, CRM, Fertigungssysteme und Ähnliches). Auf diese Weise entwickelt sich die IT-Infrastruktur sinnvoll und effizient weiter.
Kosten-/Nutzenverhältnis bei KMU überragend
Vergleicht man die Kosten für Managed Services und einen „echten“ internen IT-Leiter (sollte ein solcher gefunden werden) für Unternehmen bis 100 Arbeitsplätzen, so sind die organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Vorteile eindeutig:
| Eigenschaft | Intern | Managed Service | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Servicezeiten | Max. 8h/Tag | Definiert | Damit lassen sich auch Mitarbeiter außerhalb von 9:00-17:00 betreuen |
| Reaktionszeiten | Best effort | Definiert | Mehrere Ressourcen verfügbar |
| Know-how | Zwangsweise beschränkt, da Einzelperson | Nicht beschränkt | Pool von Personen mit allem erforderlichen Wissen |
| Verfügbarkeit | Max. 10 Monate/Jahr, da 6 Wochen Urlaub und ca. 2-3 Wochen krank | Immer | |
| Drittanbieter | Immer erforderlich | Häufig nicht erforderlich | Verzicht auf oder technische Koordinierung von Drittanbietern verbessert die IT-Architektur |
| Kosten | 84.000 € Gehalt/Jahr bedeuten ca. 125.000 € Lohn gesamt (auf 12 Monate umgerechnet) | Einsparung von 50 bis 70 % | Trotz Einsparung größerer Leistungsumfang |
Hier noch eine Erklärung zur überschlägigen Berechnung der Kosten in der letzten Zeile:
- Interner IT-Leiter mit 7.000 € monatlich / 84.000 € jährlichem Gehalt verursacht Kosten für das Unternehmen von etwa 105.000 € pro Jahr.
- Zwei Monate im Jahr ist die IT aufgrund Urlaub, Schulungen, Krankheit des IT-Leiters nicht versorgt (im besten Fall). Diese Zeiten müssen durch eine alternative Ressource abgedeckt werden, für die wir mit den gleichen Kosten rechnen.
- Damit ergeben sich Kosten für die Stelle des IT-Leiters von 125.000 € pro Jahr. Dabei sind noch keine außergewöhnlichen Vorgänge gerechnet (längere Schulungen, Krankheit, Unfall, Headhunter bei Neubesetzung …), ebenso wenig Arbeitsplatzkosten aus Miete, Umlagen und anderem. Die tatsächlichen Kosten (Vollkostenrechnung) dürften – je nach Unternehmen – wohl über 150.000 € liegen.
- Insofern sind die angegebenen Einsparungen von 50 bis 70 % durchaus realistisch – und das bei deutlich besserer Leistungsbilanz.
Besser und kostengünstiger
Bei den allermeisten KMU ist IT weder Teil ihres Geschäftsmodells, noch stellt sie eine Kernkompetenz dar. Dennoch ist sie heute eine unerlässliche Voraussetzung für die allermeisten Geschäftsprozesse. Klar, dass es hierfür einen internen Ansprechpartner braucht. Statt hier auf einen allwissenden IT-Guru zu hoffen, ist es in aller Regel effizienter und kostengünstiger, auf Managed Services zu setzen. Die IT bleibt dabei unter der vollen Kontrolle des Unternehmens, aber der Dienstleister kümmert sich um deren Betrieb, Modernisierung und Weiterentwicklung. Und er koordiniert alle weiteren Externen, etwa wenn es um spezielle Fachanwendungen geht. Der interne Ansprechpartner kann dann seiner wesentlichen Aufgabe sehr viel besser nachkommen.