Derzeit befinden sich viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter in einer besonderen Situation. Viele Geschäfte und Unternehmen, aus der Gastronomie, Friseurläden und andere Dienstleistungsbetriebe, bleiben bis auf weiteres geschlossen, da auf Grund der vielen Kundenkontakte eine hohe Ansteckungsgefahr besteht. Andere können ihren Berufsalltag im Homeoffice weiterführen. Für diese Gruppe ist es derzeit umso wichtiger, dass sie eine gute Kommunikation mit Hilfe der richtigen Tools pflegt. Neben klassischer Telefonie sind Screen-Sharing, Telefonkonferenzen und Chats weitere Features, die an Bedeutung gewinnen.
Auch die LIS AG und ihr Redaktionsteam sind davon betroffen. Alle Mitglieder arbeiten von zuhause aus und nutzen eine Lösung, die schnell realisierbar war und einfach zu managen ist. Die Rede ist von Pascom und speziell dessen Mobilclient, der das Einrichten eines Homeoffice deutlich erleichtert.
Der Mobilclient
Den Mobilclient für Smartphones bietet Pascom schon seit je her. Dabei konnte der User bis 2018 nur per GSM telefonieren. Inzwischen ist es auch möglich VoIP einzusetzen. Durch den Mobilclient auf dem Handy hat man alle relevanten Firmenkontakte stets bei sich. Neben der Telefonie, dem Chat und der Kontaktübersicht bietet der Mobilclient einige weitere Features, die ein enges Zusammenarbeiten erleichtern.
- Gruppenchat: im Fall der LIS AG wurde für jeden Bereich des Unternehmens eine Gruppe mit der entsprechenden Bezeichnung erstellt. So können bereichsinterne Angelegenheiten in der festgelegten Gruppe besprochen werden und alle Gruppenmitglieder werden benachrichtigt.
- Gruppentelefonie: Meetings werden aktuell durch Telefonkonferenzen ersetzt. Über Pascom kann wie beschrieben eine Chat-Gruppe eröffnet werden, diese fungiert zudem als Raum, um Telefonkonferenzen abzuhalten. Jeder Mitarbeiter kann sich bequem dazuschalten und sich wieder ausklinken. Eine herkömmliche Dreierkonferenz lässt sich auch ohne Gruppe starten, indem man während eines Telefonats, den zusätzlich gewünschten Gesprächspartner hinzufügt.
- Video-Telefonie und Screensharing: Während eines Telefonats ist zudem die Möglichkeit gegeben, auf Video-Telefonie oder Screensharing umzuschalten. Mit Screensharing kann man den eigenen Bildschirminhalt mit dem Gesprächspartner teilen. Dabei können Mitglieder oder „Zuschauer“ nichts am Bildschirm der anderen Person ändern. Dazu ist es nicht notwendig ein externes Programm runterzuladen. Screensharing ist ein vorbehaltendes Feature des Desktopclients. User des Mobilclients können dennoch als „Zuschauer“ teilnehmen.
Installation und Bedienung
Die Installation des Mobilclients erfolgt via App- oder Google-Play-Store, je nach Smartphonetyp. Nach dem Start der App, verbindet sich der Mobilclient am einfachsten per QR-Code-Scan automatisch mit dem Pascom-Server. Es ist dennoch möglich sich auf bekannte Art und Weise mit den Anmeldedaten einzuloggen. Auf dem Handy findet man das Interface, mit allen Mitarbeitern, Kollegen und Gruppen. Bei der Kontaktliste ist es direkt zu sehen, ob ein User aktiv ist oder nicht. Diese Funktion kann der Benutzer selbst festlegen, wenn er gerade nicht am Platz ist oder an einem Meeting teilnimmt. Rechts neben den Kontakten ist jeweils ein Telefon-Zeichen implementiert. Leuchtet dieses rot, so befindet sich der User in einem Gespräch. Falls dies der Fall sein sollte, bietet Pascom eine Rückrufoption.
Fazit
Durch die Ausnahmesituation und den abrupten Übergang in das Homeoffice, war ein schneller und reibungsloser Wechsel entscheidend. Durch die richtigen Tools das Homeoffice bei allen Mitarbeitern ohne Probleme eingerichtet werden, wodurch die LIS AG ihre Kunden ohne Unterbrechung umfassend betreuen konnte. Mit dem Mobilclient war es möglich, schnell einen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter einzurichten, die kein vorkonfiguriertes Tischtelefon besitzen.