In den vorherigen Artikeln haben wir, die Linux Systems Consulting AG, das CRM-Modul von CoreBiz Works sowie den Prozess vom Lead zum Kunden beschrieben. In diesem Beitrag zeigen wir den gesamten Prozess von der Auftragserteilung über die Projekterstellung bis zu den Maßnahmen, die der Vertrieb für die spätere Abrechnung und Lieferung vorbereitet.
Von der Verkaufschance zum Projekt
Sobald eine Verkaufschance identifiziert und angelegt wurde, erstellen wir in CoreBiz Works ein Angebot und leiten es als PDF an den zuständigen Kundenansprechpartner weiter (per E-Mail, direkt aus CoreBiz Works heraus). Akzeptiert der Kunde unser Angebot, buchen wir es (Bild 1) und markieren die Verkaufschance als gewonnen (Bild 2). In diesem Schritt geben wir die Projektinformationen an. Beim Speichern legt das System automatisch ein neues Projekt mit den vorhandenen Informationen an.
Auftragsbestätigung und Auftragserfüllung
Im nächsten Schritt erstellen wir aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung (Bild 3). Dabei tragen wir die Pflichtfelder „Bestellung des Kunden“ (meist die Bestellnummer), „Liefertermin“ und „Bestelldatum des Kunden“ ein und senden diese dann wiederum als PDF an den jeweiligen Ansprechpartner des Kunden. Die Mitarbeiter der Linux Systems Consulting können nun mit den Projektarbeiten beginnen und diese wieder im CoreBiz Works dokumentieren.
Im vorliegenden Beispiel handelt es um keine komplexe Consulting-Leistung mit einem aufwendigen Projekt, sondern um die Lieferung einer Red-Hat-Subskription. Auch dieser Vorgang lässt sich als Projekt perfekt steuern, da hinter der Kulissen mehrere Schritte nötig sind. Subskription-Projekte heißen bei uns Wartungsvertrag, da der Kunde über die gebuchte Laufzeit hinweg Zugriff auf aktuelle Softwareversionen, sicherheitsrelevanten und geprüften Updates von Red Hat hat sowie auf alle in der Subskription enthaltenen Supportmöglichkeiten nutzen kann.
Beschaffung und interne Prozesse
Aus dem Projekt heraus erstellt der zuständige Account-Manager die interne Bestellmail (Bild 4) für das Projekt, die anschließend vom Einkaufsteam bearbeitet wird. Nach erfolgreicher Lieferung wird eine interne Rechnungsmail (Bild 5) erstellt und an die Finanzbuchhaltung gesendet. Zudem dokumentieren wir im Projekt wichtige Informationen, die bei der Auslieferung entstehen und für die weitere Verlängerung relevant sind (hier: Red-Hat-Account-Nummer und Vertragsnummer).
Effiziente Kommunikation durch automatisierte E-Mail-Vorlagen
Ein wesentlicher Vorteil in diesem Prozess ist die Teilautomatisierung durch E-Mail-Vorlagen (Bild 4 und 5). Diese ziehen relevante Felder wie Ansprechpartner, Adresse oder Projektnummer direkt aus den individuellen Projekten und Kundendaten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote.
CoreBiz Works ermöglicht eine effiziente Abwicklung von Aufträgen. Die integrierten Module und Automatisierungsfunktionen tragen dazu bei, auch die Genauigkeit zu verbessern. Bei Fragen rund um CoreBiz Works stehen wir, die Linux Systems Consulting AG, sowie der Vertrieb der IT Works AG Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen die IT Works AG unter +49 9934120 oder per E-Mail über sales@itworks-ag.de.