Die Auswahl eines ERP-Systems für KMUs ist eine der schwierigsten Entscheidungen für die Verantwortlichen in einem Unternehmen und ist in den letzten Jahren durchaus noch schwieriger geworden.
Dies liegt in erster Linie an den gestiegenen Ansprüchen der Anwender, die durch einen Wechsel des ERP-Systems ihre Geschäftsprozesse möglichst effizient – und besser als in ihrem alten System – abbilden wollen. In früheren ERP-Systemen wurden nicht vorhandene Funktionen oft durch externe Module ergänzt und über aufwändige Schnittstellen angebunden. Der halbwegs reibungslose Datenaustausch darüber ist eine der größten Herausforderungen im ERP-Bereich.
Heutige ERP-Systeme bieten neben den klassischen Funktionsblöcken für Warenwirtschaft, Buchhaltung (und gegebenenfalls Produktion) integrierte Module wie
- CRM (Customer Relationship Management)
- Personalwesen
- Projektmanagement
- Dokumenten- und Workflowmanagement
- E-Commerce (EDI, Payment-Lösungen)
- Erweitertes Reporting
- Archivierung und weitere
Um die funktionalen Anforderungen des Unternehmens abzudecken, sind daher Systeme gesucht, die möglichst viele erforderliche Module integriert anbieten. Bei der Auswahl eines ERP-Systems wird daher zunächst eine „Shortlist“ von Systemen erstellt, welche die funktional passen; die Auswahl am Markt ist so groß, dass auch nach dieser Vorauswahl noch genügend Systeme übrigbleiben. Sind diese auch noch konfigurierbar, so sind die Voraussetzungen schon mal nicht schlecht. Wichtig bei Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems ist strukturiertes Vorgehen und Geduld. Bei der Einführungszeit sollte man sich keinen Illusionen hingeben, je nach Umfang ist mit 12 -24 Monaten zu rechnen.
Die Kosten von ERP-Systemen sind erheblich, der auch hier einsetzende Trend zu Cloud-Angeboten scheint die Preise mittelfristig etwas zu dämpfen. Hinzu kommen allerdings die Einführungs- und Anpassungskosten.
Gerade aus Sicht der Kosten gewinnen Systeme mit moderner IT-Technologie großes Interesse, weil sie durchgehend modulare Funktionalität sowie Anpassungsfähigkeit ohne Programmierung versprechen. Ein interessanter Newcomer auf diesem Gebiet ist ERPNext, das ursprünglich englischsprachig ist und aus Indien kommt.
Das System ist Open Source und lässt sich damit ohne Lizenzkosten nutzen. ERPNext bietet eine Vielzahl von integrierten Modulen, die sich wiederum aus konfigurierbaren Funktionen zusammensetzen. Generell ist interessant, dass sich auch weitergehende Aspekte des Systems über die Oberfläche konfigurieren lassen. Reicht das nicht aus, lässt sich das System über Scripting (Python) recht leicht anpassen.
Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, sei auf die Demo unter erpnext.com/demo verwiesen. Die Demo ist nur in Englisch verfügbar, das System ist allerdings über entsprechende Sprachpakete auch in Deutsch übersetzt. Ähnliches gilt für weitere Anpassungen an deutsche Anforderungen wie Standardkontenrahmen der DATEV, verfügbar ist der SKR03. Neben der Online-Demo findet man bei Youtube einige Video-Tutorials, die einen Einblick erlauben.
Unsere Schwesterfirma LIS Engineering befasst sich aktuell intensiv mit ERPNext und plant, künftig Subscriptions, Dienstleistungen für die Anpassung sowie Support anzubieten. Wir werden über den Fortgang weiter berichten.