IT-Manager sind heute mit einer ständig wachsenden Menge von Daten konfrontiert, mit der sie sinnvoll umgehen müssen. Obwohl diese Klage ein Allgemeinplatz ist, könnte sie wahrer nicht sein. Die zunehmende Digitalisierung verstärkt diesen Trend noch. Papier wird in Workflows und Datenhaltung immer mehr durch digitale Prozesse ersetzt, sei es bei Rechnungsstellung, Vertragsverwaltung oder bei anderen Abläufen innerhalb eines Unternehmens. All dies generiert Daten, die sich nicht mehr ändern, lange aufgehoben werden müssen und daher ein Thema für Archivierung sind.
Datenablage könnte sinnvoller sein
Bei unserer Zielgruppe – mittelständischen Unternehmen – ist die Digitalisierung in der Verwaltung meist noch „im Gange“, insbesondere wenn die Unternehmen in klassischen Branchen wie Bau, Handwerk oder Handel tätig sind. Der Großteil der Daten liegt in Form von Dateien unterschiedlichen Formats, als Bilddateien oder Mails vor, abgelegt auf dem Fileserver.
Strukturiert werden diese Daten in der Regel nach geläufigen Kriterien wie Auftrag, Projekt oder nach Kunden, wobei Strukturierung in diesem Falle die Ablage in einem Verzeichnis bedeutet. Hier geht das Problem schon los, denn ohne Vorgaben für die Benennung der Verzeichnisse ist diese der Kreativität der Mitarbeiter überlassen. Meist sind solche Ablagestrukturen daher nicht maschinell auswertbar. In vielen Unternehmen sind nicht einmal die Ablageorte definiert. Hier hilft es, wenn Projekt- oder Kundenverzeichnisse zumindest durch ein Skript angelegt werden.
Strukturierte Ablage im Archivsystem
Idealerweise sollten zu archivierende Daten als solche automatisch erkannt und in vordefinierte Bereiche des Archivsystems transferiert werden. Das entlastet das Backupsystem, weil sich das Datenvolumen bei den Backupläufen reduziert: unveränderliche Daten müssen nicht mehr täglich gesichert werden.
Als Archivierungskriterien wird bisweilen das Alter der Daten („alles älter als ein Jahr“) genannt, was aber in den allermeisten Fällen nicht praktikabel ist: Projektlaufzeiten sind nicht auf ein Jahr begrenzt, so dass dieses Kriterium nicht ausreicht.
Besser ist es, wenn der Zustand der Archivierungsobjekte anhand der Lage im Dateisystem erkennbar ist, zum Beispiel der Abwicklungsstatus des Projekts (in Arbeit / abgeschlossen / abgerechnet / archiviert). Unternehmen nutzen zum Teil Verzeichnisse auf dem Fileserver, um diese Workflows abzubilden. Liegt eine solche Systematik vor und sind die Verzeichnisse sinnvoll (das heißt einheitlich) benannt, so lässt sich damit die Archivierung automatisieren. Da diese Voraussetzungen aber nicht immer gegeben sind, muss für den Archivierungsvorgang auch ein manuelles Vorgehen unterstützt werden.
CoreBiz Archivserver
Basierend auf den oben genannten Erfahrungen in realen Kundeninstallationen entwickelte LIS Engineering GmbH einen CoreBiz Archivserver, der im Rahmen von Projekten umgesetzt wird. Ein solches Projekt beinhaltet praktisch immer eine Umstrukturierung oder Standardisierung der bisherigen Dateiablage. Dann kann der Fileserver automatisiert – auf Basis von definierten Kriterien – nach archivierbaren Daten durchforstet werden.
Im Minimalfall („manuelles Vorgehen“) wird ein Transferverzeichnis definiert: dort eingestellte Dateien werden regelmäßig archiviert. Dies ist ein gangbarer Weg für die Archivierung, wenn beispielsweise die zu einem Projekt gehörigen Daten erst von einem Projektverantwortlichen zusammengestellt werden müssen.
Zugriffsregelungen für das Archiv
Alle archivierten Daten stehen grundsätzlich nur noch lesbar zur Verfügung, trotzdem stellt sich natürlich die Frage, wer auf diese Daten zugreifen darf. Hier gibt es unterschiedliche Wünsche, die manuell über Berechtigungen umgesetzt werden können.
Ein besserer Ansatz ist das LIS Rechtemodell, damit die Zugriffsrechte automatisch gesetzt werden können. Die Zugriffe werden meist so gewünscht, dass die ursprünglichen Projektbeteiligten ihre Daten später auch im Archiv lesen können, zum Beispiel weil sie in abgeschlossenen Projekten recherchieren wollen.
Einführung von Archivierung ist individuell
Aus unserer Erfahrung sind die Anforderungen an eine Archivierung je nach Unternehmen stark unterschiedlich – vor allem mangels einheitlicher Ablage auf dem Fileserver. Daher müssen mögliche Vorgehensweisen individuell mit den Verantwortlichen beim Kunden erarbeitet werden. Die dabei gesammelten Erfahrungen helfen bei einer besseren Strukturierung der Ablage auf dem Fileserver und können – als positiver Nebeneffekt – zudem die Abläufe im Unternehmen verbessern.
Wenn Sie also die operative Ablage in Ihrem Unternehmen bereinigen und im Bedarfsfall im Archiv erfolgreich suchen wollen, ist ein Beratungsgespräch auf jeden Fall sinnvoll. Gerne helfen wir auch Ihnen, eine passende Archivierungsstrategie zu erarbeiten und umzusetzen.