Bei der ERP-Einführung gilt, wie bei jedem anderen Projekt auch: Planung ist alles. Unternehmen, die sich nicht ausreichend vorbereiten, setzen den Projekterfolg aufs Spiel – und das kann teuer werden. Was deshalb benötigt wird, ist ein Plan: eine detaillierte Checkliste, die Schritt für Schritt abgearbeitet wird.
Für ERP-Veteranen ist es in der Regel kein Problem, solch einen Plan zu erstellen. Sie können auf eigene Erfahrungswerte zurückgreifen. Entscheider, die zum ersten Mal ERP einführen, stehen jedoch vor vollkommen neuen Herausforderungen. Das Internet bietet zwar eine Menge an Material über das Vorgehen, aber diese Inhalte sind oft oberflächlich und lückenhaft. Es ist schwer, eine verständliche (und vor allem vollständige) Beschreibung der ERP-Einführung als Gesamtprozess zu finden.
Vorbereitung und Anforderungsanalyse
Entgegen der Erwartungen vieler Entscheider beginnt ein ERP-Projekt nicht mit riesigen Lastenheften oder komplexen Zeichnungen auf einem Whiteboard. Es beginnt damit, dass man sich zurücklehnt und gründlich nachdenkt.
Die Geschäftsführung muss als erstes feststellen, ob die notwendigen Ressourcen für ein ERP-Projekt vorhanden sind. Dabei sollte immer klar sein, dass die ERP-Einführung einen Teil der Mitarbeiter über mehrere Monate bindet. In dieser Zeit kann das Projektteam dem eigenen Tagesgeschäft nur bedingt nachkommen. Ist dieser Arbeitsausfall zu verkraften, steht dem Start des Projekts nichts im Wege. Sollte jedoch die Einführung mit den derzeitigen Mitarbeitern nicht zu schaffen sein, müssen sich der Projektverantwortliche und die Führungsebene entscheiden, ob das Projekt grundsätzlich verlängert wird oder ob neue Mitarbeiter eingestellt werden.
Wenn sichergestellt ist, dass das ERP-Projekt gestemmt werden kann, geht es an die Anforderungsanalyse. Die Geschäftsleitung definiert hierbei, was das künftige ERP-System alles können sollte. Dabei gibt es zwei Perspektiven: die technische (welche Technologien werden benötigt?) und die funktionale Anforderungsanalyse (welche Features muss das ERP-System mitbringen?).
Daneben gilt es, die Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt mit einzubinden. Die Einführung neuer Systeme ist oft gefürchtet und ohne vorherige Überzeugung der Belegschaft von den Vorteilen eines neuen ERP-Systems steht das gesamte Projekt auf der Kippe. Bei tatkräftiger Unterstützung seitens der Mitarbeiter kann die Einführung jedoch zu einem vollen Erfolg für das Unternehmen werden.
Das Lastenheft
Im nächsten Schritt werden alle bisherigen Überlegungen formell in einem Lastenheft fixiert. Dieses Dokument bildet später die Basis für die eigentliche ERP-Auswahl. Es enthält nicht nur die technischen und funktionalen Anforderungen, sondern auch:
- Informationen über Unternehmen und Marktumfeld,
- eine Übersicht über die vorhandene technische Infrastruktur und
- den Zeitplan des gesamten ERP-Projekts.
Dieses Dokument bildet den Grundstein der weiteren ERP-Einführung.
Von der Longlist zur Shortlist
Mit dem Lastenheft ist eine solide Grundlage für das neue ERP-System geschaffen. Jetzt geht es darum, den passenden Anbieter auszuwählen. Allerdings ist der ERP-Markt groß und komplex. Es gibt hunderte ERP-Systeme – die Auswahl muss somit im Vorhinein begrenzt werden.
Ein hilfreiches Kriterium sind die Anforderungen, die im Lastenheft definiert wurden. Fehlt zum Beispiel ein Feature, das als zentrale Anforderung deklariert ist, entfällt dieser Anbieter bereits. Das Ergebnis dieser Vorauswahl ist eine Longlist – eine Liste von ERP-Partnern, die sich generell eignen. Um sich nicht schon in der Auswahl zu verzetteln, empfiehlt es sich, diese Liste weiter zu straffen. Dazu werden alle ERP-Partner gestrichen, die aus anderen unternehmensspezifischen Gründen nicht ins Anbieterprofil passen. Man gelangt somit zur Shortlist, die nur noch die in Frage kommenden Anbieter enthält.
Bereits im Vorfeld der ERP-Einführung sind somit einige essenzielle Punkte zu beachten, damit das ganze Projekt von Erfolg gekrönt wird. Eine Übersicht weiterer relevanten Themen und wie die LIS-Gruppe dabei unterstützen kann erläutert der zweite Teil dieses Beitrags, welcher in Kürze folgt.