In dieser unregelmäßigen Serie möchten wir auf einige nützliche Tipps und Tricks aus der Praxis bei unserem ERP-System hinweisen. CoreBiz Works, basierend auf ERPnext, ist seit Januar 2020 bei der LIS-Gruppe produktiv im Einsatz. Viele ERPnext-Tools und CoreBiz-Works-Erweiterungen sind offensichtlich, andere erschließen sich erst aus einem gewissen Anwendungskontext. Doch gerade die sind oft sehr nützlich.
Da die LIS Engineering als Teil der LIS-Gruppe CoreBiz Works selbst entwickelt, können wir dieses System jederzeit entsprechend unseren Bedürfnissen anpassen. Eine dieser spezifischen Anpassung ist unser Collective Invoice Template, respektive Sammelrechnungsvorlage: Wie viele andere Firmen auch haben wir regelmäßig wiederkehrende (etwa monatliche oder jährliche) Abrechnungen an den Kunden. Statt jedoch jeden Monat die gleiche Rechnung immer wieder neu zu schreiben, haben wir eine Möglichkeit geschaffen, die Arbeit zu automatisieren. Das erleichtert und beschleunigt den Vorgang erheblich.
Wenn eine Rechnung als wiederkehrend gilt, legen wir den entsprechenden Vertrag im System an (in unserem Fall Servicevertrag, Mietvertrag, Wartungsvertrag oder Hostingvertrag). Nachdem alle relevanten Daten ins ERP-System eingepflegt wurden und wir einen neuen Vertrag angelegt haben, wechseln wir in das Tool Sammelrechnungsvorlage. Wir generieren eine neue Vorlage und tragen hier nun die entsprechenden Verträge ein, welche verknüpft und monatlich abgerechnet werden sollen. Dies kann ein einzelner Vertrag sein oder aber eine ganze Reihe verschiedener Verträge. Vorteil durch die Vorlage ist, dass unabhängig von der Anzahl der Verträge nur eine einzige Rechnung erstellt wird.
Am Monatsanfang haben wir nun die Möglichkeit, durch einen einzigen Mausklick alle Monatsverträge abzurechnen oder wir wählen die zweite Alternative und steuern jede einzelne Vorlage separat an, um die jeweilige Rechnung zu erstellen. Natürlich können wir jederzeit die Vorlage anpassen, etwa weil Verträge geändert wurden oder neu hinzugekommen sind oder weil sich die Rahmenbedingungen der einzelnen Verträge geändert haben.