Wer jemals ein ERP-System eingeführt hat, weiß dass dies vermutlich die komplexeste IT-Lösung im Unternehmen ist. Dies liegt weniger an der Software selbst, sondern viel mehr an dem breiten Aufgabenfeld, das viele traditionell eigenständige Tools umfasst. Dazu zählt vor allem das Customer Relationship Management CRM. In der Definition und Umsetzung sind folglich Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen involviert, die unterschiedliche Sichten auf das System haben und dadurch gelegentlich sich widersprechende Anforderungen formulieren. Trotzdem müssen sie sich abstimmen – wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel CoreBiz Works bei der LIS-Gruppe.
Bei der Auswahl eines ERP-Systems hilft ein Blick auf die verfügbaren Module oder Funktionsblöcke. CoreBiz Works hat einen immensen Funktionsumfang: Ein Durchlauf aus vertrieblicher Sicht startet mit CRM, geht über Vertrieb, Projekte, Support bis zu Rechnungsstellung, Buchhaltung und Controlling mit vielfältigen Auswertemöglichkeiten. Alle Funktionalitäten auf diesem Weg sind in CoreBiz Works vorhanden. Darüber hinaus sind Einkauf, Lagerhaltung und Qualitätsmanagement abgedeckt, ebenso Lohn- und Gehaltsabrechnung, ja selbst ein spezielles HR-Modul ist integriert.
ERPnext, das Basissystem von CoreBiz Works, leidet also nicht an einem Mangel an Funktionalität. Fairerweise ist jedoch anzumerken, dass manche Module noch Ergänzungen brauchen können. Gelegentlich ist erkennbar, dass es sich um ein international ausgerichtetes Projekt handelt, Übersetzungen sind bisweilen verbesserungswürdig, ebenso fehlen manche Anpassungen an deutsche Gegebenheiten. Der Nutzbarkeit schadet das jedoch nicht wirklich – und CoreBiz Works beseitigt die meisten dieser Defizite.
Struktur und Technologie
Eine Besonderheit von CoreBiz Works ist, dass immer das komplette System ausgeliefert wird. Zur Einschränkung auf die vom Kunden gewünschten Module lassen sich (noch) nicht benötigte Komponenten ausblenden. Das begrenzt die Komplexität bei der Einführung, danach fügt man Funktionalität durch Freischalten hinzu.
Als IT-Dienstleister entschied sich die LIS-Gruppe, CoreBiz Works zunächst intern einzuführen – und zwar schrittweise, nicht als ein großer Akt mit monate- oder jahrelanger Vorbereitung. Durch dieses an agile Methoden angelehnte Vorgehen konnten die internen Entwickler das System schrittweise tiefer verstehen und im Sinne der Architektur anpassen. Die Einführung sollte dabei mit dem CRM-Modul beginnen, einem Bereich der bei kleinen Fehlern nicht gleich zu großen operativen oder gar steuerrechtlichen Problemen führt.
Rasche Einführung als operatives System
LIS nutzt bisher bereits ein sehr ausgeklügeltes – aber nicht voll integriertes – CRM, daher waren die Ansprüche entsprechend hoch. Eine Herausforderung bei der Einführung eines ERP-Systems besteht darin, sich auf die von den Entwicklern gedachten Prozesse einzulassen, diese zu verstehen und nach Möglichkeit nur dort zu ergänzen, wo es nötig ist: Andernfalls würde man das alte System auf neuer Technologie nachbauen und dabei riskieren, nicht mehr updatefähig zu sein.
Die nötigen Anpassungen hat LIS AG in einem kontinuierlichen, repetitiven Prozess umgesetzt (Agile Development). So wurden die Funktionen des CRM, entsprechend der in der Realität auftretenden „Reifegrade“ einer Kundenbeziehung durchgespielt: startend mit einer kalten Adresse (zum Beispiel aus einer Visitenkarte) über unterschiedliche Lead-Stadien bis zum Abschluss eines Verkaufs. Alle auf diesem Weg auftretenden Defizite wurden schrittweise diskutiert und beseitigt, dadurch konnten die Vertriebsmitarbeiter die Fortschritte direkt erkennen und nutzen.
Konfiguration statt Softwareentwicklung
Viele Anforderungen lassen sich als kundenspezifische Konfiguration betrachten, zum Beispiel Namenskonventionen für Leads, Verträge oder Rechnungen. Diese sind sehr einfach und ohne Entwicklung umzusetzen, wie eigentlich die meisten Anpassungen. Genau das ist durchaus typisch für ERP-Systeme: Wichtig ist ein einheitlicher Kern mit Funktionen mit umfänglichen Anpassungsmöglichkeiten, die aber die Updatefähigkeit nicht beeinträchtigen dürfen.
Im Zuge der Einführung von CoreBiz Works als operatives System traten die Vorteile und Defizite der Software-Architektur deutlich zu Tage, wobei die Vorteile ganz klar überwiegen. Auch zeigte sich, wie schnell und gründlich die Community Verbesserungen und Erweiterungen integriert.
Komplexität beherrschen
Wir empfehlen unseren Kunden ein ähnliches Vorgehen, nämlich sich durch ein geeignetes Modul mit dem System vertraut zu machen und dann mit Unterstützung eines Spezialisten schrittweise die gewünschten Anforderungen zu planen und umzusetzen. So bleibt das kundenspezifische ERP-System nahe am Original, Updates sind weiterhin möglich und die Kosten halten sich im Rahmen.
Zudem erlaubt es der schrittweise Ansatz, die Komplexität einer ERP-Einführung zu senken. Da sich die Mitarbeiter sukzessive mit dem System vertraut machen, werden die Abstimmungsprozesse einfacher: Man diskutiert nicht „am grünen Tisch“ über ein noch fremdes Produkt, sondern arbeitet bereits mit dem System und kennt dessen Funktions- und Benutzungs-Prinzipien.