Listen über Listen. Jeder Anwender im Service oder im Backoffice hatte sicher schon einmal den Überblick verloren aufgrund einer Vielzahl an Excel-Listen mit Vertragsnummern, Laufzeiten und ähnlichem, vorzugsweise für die Abrechnung. Manuell gepflegte Listen bergen zudem die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Die LIS-Gruppe vermeidet derlei Ärger mit ihrer ERP-Software CoreBiz Works by ERPnext: Das Vertragsmanagermodul schafft einfache Abhilfe und Übersichtlichkeit für den Benutzer.
Die Übersicht behalten
ERPnext bringt zwar bereits eine einfache Verwaltung für Verträge mit, in CoreBiz Works haben die Entwickler die Funktionen aber erheblich erweitert. Aus der Historie der Firmengruppe heraus gibt es bei uns fünf verschiedene Arten von Verträgen:
- Serviceverträge, zum Beispiel KoAd (Kooperative Administration) oder Managed Services
- Servermietverträge
- CoreBiz-Wartungsverträge
- Wartungs- und Lizenzverträge von Drittanbietern, etwa GData oder Tribe29
- Cloud- und Hostingverträge
Jeder einzelne Vertrag wird hierbei kundenspezifisch angelegt und angepasst. Unterschiedliche Laufzeiten, verschiedene Preisabsprachen, schwankende Nutzerzahlen oder andere Umstände erfordern diese Möglichkeiten.
Der Servicevertrag enthält zum Beispiel die exakten SLAs (Service Level Agreements), also Service- und Reaktionszeiten, Stundensätze und viele weitere Details. Im Mietvertrag steht hingegen der gemietete Server mit seiner Artikelnummer und Ausstattung, der Cloud-Backup-Vertrag enthält die monatlich gesicherte Datenmenge. So hat jede Vertragsvariante eigene Parameter, die CoreBiz Works an anderer Stelle dann wieder auswerten kann, zum Beispiel bei der Abrechnung.
Alles hängt zusammen
Selbstverständlich kann man in CoreBiz Works aus dem Kundenmodul die jeweiligen Verträge direkt anwählen, die Verknüpfung innerhalb des Systems macht dies möglich:
Aus den jeweiligen Verträgen heraus werden Rechnungen erstellt, die Abrechnung erfolgt vertragsbasiert monatlich, jährlich, alle zwei, drei oder fünf Jahre. Die Laufzeit der Verträge passt sich nach Rechnungserstellung automatisiert an und nach Filterung des entsprechenden Wiedervorlagedatums erscheinen die Verträge zur erneuten Abrechnung.
Neben dem Vorteil, dass alle Vertragsdaten nun korrekt im ERP-System an einer Stelle vereint sind, haben Kollegen mit entsprechenden Zugriffsrechten nun auch Einsicht in die verschiedenen Verträge. Das Backoffice kann zugleich – ohne in zig Listen wühlen zu müssen – die Abrechnung schnell und effizient erledigen. Diese Bündelung ermöglicht einen zentralen Zugriffsort für alle relevanten Daten für alle Beteiligten. Und es vermeidet, dass jemand mit alten Kopien einer Liste werkelt.