Enterprise Resource Planning (ERP) ist der Sammelname für Software-Anwendungen, die die Abwicklung geschäftlicher Prozesse in Unternehmen adressieren. Ursprünglich vor allem für Management und Buchhaltung relevant, verwenden heute immer mehr Mitarbeiter die Module einer ERP-Lösung. Um so wichtiger wird es, dass die Software nicht mit 80er-Jahre-Charme die Anwender abschreckt, sondern Funktionalität und Bedienbarkeit auf der Höhe der Zeit sind und sich das System einfach an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Ein solches System suchte und fand die LIS AG in CoreBiz Works.
Die wesentlichen Komponenten klassischer Systeme im Mittelstand waren eine Finanzbuchhaltung (FIBU), die Rechnungsstellung (Faktura) sowie eine Warenwirtschaft (WaWi), eventuell erweitert mit einem einfachen Lagerhaltungsmodul. Damit konnten die grundlegenden Belange eines Betriebs adressiert werden. Der Umfang und die Komplexität heutiger ERP-Systeme ist im Vergleich dazu immens gewachsen, nicht zuletzt durch die fortschreitende Digitalisierung. In der Folge sind bei der Auswahl eines solchen Systems viele Kriterien zu berücksichtigen.
Fragmentierter Markt
Der Markt für ERP-Systeme ist zersplittert, es gibt eine Unmenge von Anbietern und Systemen für KMU, die um Anwender buhlen. Die klassischen ERP-Anbieter kamen durch Drittanbieter unter Druck, die anwenderfreundliche und kostengünstige Funktionserweiterungen für die etablierten Systeme anbieten konnten. Das gilt zum Beispiel für CRM-Systeme, die mit modernem Webinterface glänzten und sich in Richtung cloudbasierter Systeme entwickelten. Heute verschwimmen die Grenzen: Salesforce oder SugarCRM besitzen heute umfangreiche eigene ERP-Funktionalitäten.
Die klassischen Anbieter reagierten durch Erweiterung ihrer etablierten Systeme um entsprechende Module und die Modernisierung ihrer Benutzeroberflächen. Dennoch tragen einschlägige Systeme oft so viele Altlasten, dass sie bei näherer Betrachtung reichlich antiquiert wirken – vor allem in Bezug auf ihre Architektur und Flexibilität. Reine Cloud-Lösungen sind in dieser Hinsicht zwar modern – wer seine kompletten Geschäftszahlen aber lieber bei sich behält und sie keinem Fremdanbieter anvertrauen will, braucht eine Software für die eigenen Clients und Server.
Die Wunsch-Lösung der LIS-Gruppe sollte sich flüssig bedienen lassen und den Gewohnheiten normaler Anwender entsprechen, sie sollte sich einfach ändern und anpassen lassen, ohne neue Programmiersprachen lernen zu müssen, sollte Client-unabhängig funktionieren, umfangreich mit Schnittstellen ausgestattet sein und vieles mehr. Und es sollte sich um eine freie Software handeln, um bei Bedarf auch wirklich jede Stelle ändern und korrigieren zu können und zu dürfen.
Wunschliste
Die Liste an Kriterien geht natürlich weiter. ERP-Lösungen sind außerordentlich komplexe Gebilde, mit vielen Modulen und Funktionen. Neben klassischen Kernaufgaben wie Fibu und Rechnungswesen, DATEV-Anbindung, Controlling, WaWi, Produktionsplanung und -steuerung integrieren ERP-Anwendungen sinnvollerweise auch CRM (Customer Relationship Management) und je nach Branche viele weitere Aufgaben, um die eigenen Geschäftsprozesse digital abzubilden. Daneben ist das Reporting mit flexiblen Auswertetools einer der wichtigsten Bestandteile, schließlich sollen die erfassten Daten ja zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen jeder Art führen, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Mangels der heute verfügbaren Report-Generatoren wurden in der Vergangenheit von ERP-Dienstleistern hohe Kosten für angepasste Berichte veranschlagt.
Unter Berücksichtigung von Branchenspezifika können die Anforderungen an ERP-Systeme sehr unterschiedlich sein, wobei nicht jedes Unternehmen alle Bereiche auch tatsächlich umsetzt.
Zur Branche passend
Während für einen Fertigungsbetrieb zum Beispiel die Lagerhaltung, Werkzeugverwaltung, Maschinenanbindung, BDE und Prozessorientierung entscheidend sind, brauchen Dienstleistungsbetriebe vor allem ein ausgeklügeltes CRM-Modul. Alle Anwender wünschen sich aber ein durchgängiges System, ohne Brüche: Bestelldaten von einem Fenster in ein anderes zu kopieren oder gar abzutippen ist kein besonders sinnvolles Unterfangen, aber in viele Unternehmen täglich geübte Praxis. Oft pflegen Firmen ihre Kundendaten in mehreren Programmen unabhängig voneinander – die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Eine passende ERP-Lösung sollte also ein möglichst breites Spektrum abdecken und somit hohe Durchgängigkeit bieten.
Die LIS Engineering als Entwicklungspartner der LIS AG hat mit ihrem eigenen Kriterienkatalog den Markt der ERP-Lösungen sondiert. Dabei sollte die Software zunächst die eigenen, internen Anforderungen erfüllen, aber auch als neues Standardprodukt in das CoreBiz-Portfolio passen. Dazu muss sie vor allem zukunftssicher sein – und komplett Open Source, schließlich ist es als Anbieter entscheidend, bei Bedarf auch interne Funktionen anpassen oder erweitern zu können.
Open Source statt Open Core
Ein relativ neues Phänomen in der Open-Source-Welt ist das Open-Core-Modell: Hier stellen die Entwickler nur einen Teil ihrer Software unter eine freie Lizenz. Um diesen „Core“ gruppieren sie dann viele proprietäre Module. In manchen Fällen ist das durchaus gerechtfertigt oder sogar nötig, wenn ein Modul zum Beispiel proprietäre Drittanbieter-Bibliotheken verwendet, die keine andere Lizenz erlauben. In anderen Fällen liegt der Fokus aber erkennbar auf der Abschottung, und der Open Core ist mehr eine Fassade. Hier ist die Philosophie der LIS Engineering deutlich anders, das Unternehmen setzt konsequent auf Freie Software. Das gilt auch für die gesuchte ERP-Lösung.
Um zukunftssicher zu sein, darf die Lösung kein Nischenprodukt mit geringer Entwickleraktivität sein. Hier hilft es, wenn die Software international angelegt ist: Zwar muss man dann bei den steuerlich und rechtlich relevanten Modulen mehr in die Anpassung an einheimische Gegebenheiten investieren, dafür ist die Community viel größer, die das Produkt gemeinsam weiterentwickelt.
Konsequent Web-basiert
Zu den Vorteilen der oben erwähnten Cloud-Anwendungen zählt ganz klar, dass sich der Betreiber um Updates kümmert – so lange als Client nur ein Web-Browser dient, kann man die Tools von jedem beliebigen Rechner aus bedienen, egal ob Windows, Linux oder Mac. Und wenn die Oberfläche gut gemacht ist, darf es unterwegs oder im Meeting auch ein Smartphone oder Tablet sein. Allein dadurch ergeben sich schon viele ganz praktische Erleichterungen.
Diese positiven Eigenschaften gelten allerdings für jede Web-basierte Lösung: Man muss seine Daten an keinen Cloud-Betreiber auslagern und damit die Kontrolle abgeben. So lange die Software auf den eigenen Servern läuft, bleiben die Firmeninterna auch wirklich intern. Und wenn die Software komplett Open Source ist, können Experten auch alle Facetten auf ihre Sicherheit prüfen.
ERP der nächsten Generation
Mit all diesen Kriterien hat die LIS Engineering letztlich einen überschaubaren Kreis an möglichen Systemen ausgemacht, die die eigenen Entwickler dann genauer unter die Lupe nahmen. Dabei fiel ein System immer wieder überraschend positiv auf, das in Deutschland noch kaum verbreitet ist: ERPNext. Ursprünglich von einem indischen Möbelproduzenten für den Eigenbedarf programmiert, hat sich die „Frappe Inc.“ längst als eigenständiges Entwicklungshaus etabliert. Das gleichnamige Framework Frappe dient als Basis für ERPNext – beide stehen komplett unter freien Lizenzen und haben ein große Entwicklergemeinde auch jenseits der Firma Frappe.
Damit bildet ERPNext die perfekte Basis sowohl für die internen Belange der Schwesterfirmen LIS Engineering, LIS AG und LIS Consulting, als auch als Basis für CoreBiz Works. Die Software ist durchgängig modern, verwendet etablierte Techniken und Sprachen und lässt sich sehr flexibel anpassen und erweitern. Was das genau in der Praxis bedeutet und an welchen Stellen die LIS Engineering an der Funktionalität und Usability gearbeitet hat, berichten wir im zweiten Teil dieser Artikelserie.