Wer von Office-Software redet, meint meist Microsoft Office mit Word, PowerPoint und Excel. Es gilt als Standard mit einer gewissen Monopolstellung – dabei gäbe es viele Alternativen. Auch wenn deren Funktionsumfang dem von Microsoft entspricht und auch einfachere Programme in der Praxis völlig ausreichen würden, bleibt eine große Hürde: der Dokumentenaustausch. Im Prinzip können alle Alternativen MS-Office-Files lesen und schreiben, doch die Tücke steckt im Detail.
Wechselwillige haben eine ordentliche Auswahl an Office-Alternativen. Für Open-Source-Liebhaber gibt es den Klassiker OpenOffice und sein jüngeres Geschwisterchen LibreOffice sowie die Neuentwicklung OnlyOffice. Als reine Cloud-Variante buhlt Google Docs um Anwender, lässt sich aber nicht auf einem Client für den Offline-Betrieb installieren. Als proprietäre Software bieten sich SoftMaker Office und dessen kostenlose Variante FreeOffice oder das weniger bekannte WPS Office an.
Basisfunktionen bieten alle
Jedes der oben genannten Programme bieten eine volle Palette an Basis-Funktionen. Einfache Texte mit zum Beispiel TextMaker oder LibreOffice zu erstellen stellt kein Problem dar. Animationen und aufwendige Slides in der PowerPoint-Alternative FreeOffice Presentations funktionieren ebenfalls problemlos.
Solange Benutzer reine Dokumentenverarbeitung betreiben und zum Beispiel einen Text für die Schule, Arbeit oder einen Newsletter erstellen, benötigen sie nicht besonders viele Funktionen. Da reicht es aus, den Artikel schwarz auf weiß zu schreiben, eventuell eine Tabelle oder Auflistung zu erstellen und Bilder einzubetten. Formel-Felder oder Serienbriefe kennen die meisten Anwender schon gar nicht, dabei beherrschen alle Tools auch diese Funktionen.
Erweiterte Features
Der Hersteller SoftMaker stellt sein Office-Paket in zwei Varianten bereit: als kostenloses SoftMaker FreeOffice und als kostenpflichtiges SoftMaker Office. Die Gratis-Version bietet viele Funktionen und konnte in einem Praxistest des Autors die meisten Word-Dokumente weitgehend fehlerfrei öffnen. Die eingebaute Autokorrektur funktioniert auch sehr zuverlässig und allgemein ist der Autor als Berufsschüler mit dem Portfolio sehr gut versorgt.
Im SoftMaker Office kommen zum Beispiel eine deutlich bessere Duden-Wörterbuch-Korrektur hinzu sowie eine Integration mit Zotero (Literaturnachweis) für wissenschaftliche Dokumente.
Wer von Word auf SoftMaker wechselt, wird sich freuen dass sich deren Oberflächen fast zum Verwechseln ähneln: Nur ein paar Buttons sind anders angeordnet, aber nach einer kurzen Eingewöhnungszeit sollten die neuen Positionen eingeprägt sein.
Lokal oder in der Cloud
Ein weiteres Kriterium ist, ob es sich um lokal installierte Software oder um Online-Editoren handelt, die per Browser bedient werden. Das Arbeiten mit MS Office, LibreOffice und anderen lokal installierten Programmen geht recht schnell vonstatten. Sobald man die Programme über die Weboberfläche bedient – wie bei Microsoft 365, OnlyOffice oder LibreOffice Online – bricht die Performance spürbar ein. Falls Geschwindigkeit eine Rolle spielt, sollte die Entscheidung eher auf lokal installierte Software fallen.
Zu den neueren Funktionen vieler Office-Pakete zählt das gemeinsame Bearbeiten: Zwei oder mehr Anwender können gleichzeitig ein Dokument ändern und sehen alle Aktionen der anderen Anwender sofort. OnlyOffice, Microsoft Office und 365 bieten das Feature, bei LibreOffice ist es in der Variante LibreOffice Online verfügbar. So genial und praktisch das Prinzip ist, zeigten sich im Test hier immer wieder Probleme. Egal ob in OnlyOffice, LibreOffice Online oder Word: wird ein Bild einfach nur verschoben und ist im Text schön bündig integriert, steht das Bild bei der anderen Person noch an einer ganz anderen Position. Das kann das komplette Layout eines Dokuments stören.
Es geht auch ohne
Die Alternativen können beim Funktionsumfang problemlos mit MS Office mithalten, selbst abgespeckte Varianten könnten für viele Benutzer und Firmen völlig ausreichen. Somit lohnt es sich, bevor man große Geldsummen in Microsofts Produkte steckt, zumindest einmal die Alternativen anzuschauen. Wer aber gemeinsam mit Anderen an Dokumenten, Tabelle und Präsentationen arbeitet, sollte sich abstimmen: Beim Lesen von Fremdformaten gibt es immer wieder Probleme, wie ein weiterer Blog-Beitrag zeigen wird. Die Zusammenarbeit klappt aber reibungslos, wenn alle die identische Software verwenden. Und die muss keinesfalls aus Redmond stammen.