Seit einigen Jahren hört man als Manager zunehmend die Forderung, Prozesse intern und mit Kunden zu modernisieren und dabei agile Methoden einzusetzen. Selbst vermeintlich eher konservative Organisationen wie die deutschen IHKs oder österreichische WKÖs forcieren den Trend. Eins vorab: Agilität und agile Methoden sind nicht der Hammer für jeden Nagel, d.h. nicht jeder Prozess und jede Organisation lässt sich mit agilen Methoden verbessern.
Wie bei jedem starken Trend oder Hype hat sich um den Einsatz von agilen Methoden herum inzwischen ein Heer von Consultants, Implementation-Guides, Buchautoren usw. gebildet, die Situation ist unübersichtlich. Da agile Methoden in vielen Fällen jedoch sehr hilfreich sein können, wollen wir in einer losen Reihe von Beiträgen agile Methoden und ihre Einsatzmöglichkeiten vorstellen.
Generell bieten sich agile Methoden in Arbeitsumgebungen an, die durch hohe Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität geprägt sind. In diesem Zusammenhang stößt man daher gelegentlich auf das Akronym „VUKA“. Ohne näher auf die Definition eingehen zu wollen, ist es sicher so, dass unsere Arbeitswelt zunehmend von o.g. Attributen geprägt wird. Man sollte jedoch nicht erwarten, dass durch den Einsatz einiger agiler Methoden aus einem klassischen, stark hierachischen Unternehmen ein agiles Unternehmen wird. Hierzu bedarf es eines tiefgreifenden Umdenkens in der ganzen Organisation.
Wir wollen heute mit KANBAN eine agile Methode vorstellen, die sich sehr leicht einführen lässt und die sofort Erfolgserlebnisse auslösen kann. KANBAN ist eine gutes Vorgehen für evolutionäres Change Management oder Projekt Management. Dies ist oft erforderlich, wenn sich eine größere komplexe Aufgabe („Projekt“) nicht vorab strukturieren lässt, weil beispielsweise noch kein Wissen und keine Erfahrungen vorhanden sind. In einem solchen Fall ist schrittweises, tastendes Vorgehen der beste Ansatz. Aus den Ergebnissen werden dann Schlüsse und Entscheidungen für die nächsten Schritte gezogen.
Praktisch wird Kanban über ein physisches oder softwarebasiertes Kanban-Board implementiert. Im einfachsten Falle nutzt man ein Whiteboard, das man durch Spalten unterteilt. Hier ein Beispiel, zur Veranschaulichung.
Zunächst werden alle bereits erkennbaren Aufgaben auf Haft-Zetteln notiert und in die erste Spalte „Backlog“ einsortiert. Das ist sozusagen der „Speicher“, aus dem sich die Projektbeteiligten bedienen und neue Aufgaben holen können. Die Aufgaben wandern – entsprechend ihres Abarbeitungsgrades – durch die Spalten nach rechts, bis die Aufgabe erledigt ist. Durch Limitierung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben wird fokussiert und eine Verzettelung vermieden. Es gibt Softwareprodukte wie Trello oder Taiga (Open Source), die ein Kanban Board sehr komfortabel über Software realisieren Allein diese einfache Maßnahme führt zu viel Transparenz über die Verteilung der Arbeit sowie bestehende Engpässe.
Im Kern von Kanban steht das Konzept von Flow. Das bedeutet, dass die Tickets/Aufgaben möglichst gleichmäßig durch das System fließen sollen, ohne lange Wartezeiten oder Blockaden. Alles, was den Flow behindert, soll kritisch unter die Lupe genommen werden. Dafür kennt Kanban verschiedenen Techniken, Metriken und Modelle. Werden diese konsequent angewendet, kann Kanban dazu führen, dass sich eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) im Unternehmen etabliert.
Noch eine Anmerkung: Die Kanban-Methode kommt ursprünglich aus der Automobilindustrie, als Toyota eine flexiblere und selbstgesteuerte Versorgung der Fertigung mit Teilen erreichen wollte.